Mandat a kadencja członka zarządu w spółce z o.o.

Osoby planujące założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a zwłaszcza osoby zamierzające być jednocześnie członkami zarządu nowo zawiązywanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, powinny przy sporządzaniu umowy spółki zwrócić szczególną uwagę na kwestię kadencji zarządu. Po pierwsze powinny pamiętać o tym, że przepisy polskiego prawa wyraźnie rozróżniają pojęcie mandatu członka zarządu od kadencji. „Kadencja” jest określonym w umowie spółki lub w kodeksie spółek handlowych, okresem przez który członek zarządu ma sprawować swoją funkcję. Natomiast „mandat” to umocowanie danej osoby do reprezentowania spółki w stosunkach zewnętrznych, czyli innymi słowy umocowanie członka zarządu do pełnienia swojej funkcji.

Warto o tym pamiętać, gdyż w pewnych sytuacjach zarówno w przypadku powołania członka zarządu na czas określony jak i nieokreślony mandat może nie pokrywać się z długością kadencji i odwrotnie.

Często spotykaną praktyką jest brak zawierania w umowie spółki jakichkolwiek postanowień dotyczących kadencji zarządu. W takim przypadku zastosowanie znajdzie reguła wyrażona w art. 202 § 1 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem „jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu”. Z przepisu tego wynikają dwie ważne kwestie. Po pierwsze należy pamiętać, że w przypadku braku uregulowania w umowie spółki kwestii kadencji zarządu jej członkowie nie są ustanowieni „do odwołania”, lecz ich mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Zatem jeśli statut danej spółki nie zawiera żadnych uregulowań dotyczących kadencji zarządu należy pilnować terminu wskazanego wyżej zgromadzenia wspólników, by w odpowiednim momencie wspólnicy mogli podjąć stosowną uchwałę odnośnie zarządu, tzn. powołać nowy zarząd lub powierzyć funkcje dotychczasowym członkom.

Po drugie z brzmienia art. 202 § 1 k.s.h. jasno wynika, że w kwestii wygaśnięcia mandatu członków zarządu istotna jest treść umowy spółki a nie uchwały wspólników powołującej członka zarządu. Tym samym wobec braku jakichkolwiek uregulowań w umowie spółki mandat członków zarządu wygaśnie w momencie wskazanym w art. 202 § 1 k.s.h. nawet wtedy, gdy według uchwały wspólników członek zarządu powołany został na czas nieoznaczony. W związku z powyższym rozwiązaniem optymalnym jest uregulowanie omawianej kwestii w umowie spółki.

Można spotkać się ze stanowiskiem, według którego samo zamieszczenie w treści umowy spółki zapisu o powołaniu członków na czas nieoznaczony rozwiązuje kwestię wygaśnięcia mandatu i powoduje, że art. 202 § 1 k.s.h. nie ma zastosowania. W mojej ocenie takie rozwiązanie nie daje członkom zarządu 100% pewności. Stąd uważam, że w celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości obok zapisu o powołaniu członków zarządu na czas nieoznaczony w umowie spółki należy zamieścić odrębny zapis regulujący kwestię wygaśnięcia ich mandatów w takim przypadku.

Konsekwencją działania członków zarządu bez umocowania nie jest jednoznaczna. Obok stanowiska o bezwzględnej nieważności takiej czynności coraz częściej pojawia się stanowisko odmienne, zgodnie z którym czynność dokonana przez członka zarządu po wygaśnięciu mandatu jest czynnością prawną niezupełną i może zostać potwierdzona przez spółkę, w imieniu której działał.